Ivy Lee Method: วิธีการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

ในยุคแห่งความเร่งรีบแบบนี้ ความเร็วในการรับรู้ข้อมูล และการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วทำให้เราต้องเผชิญหน้ากับปัญหาในการจัดการเวลา โดยเฉพาะในฐานะนักศึกษามหาวิทยาลัยที่ทั้งต้องเรียน ทำงานที่ได้รับมอบหมาย การเข้าร่วมกิจกรรมนอกหลักสูตร และบางคนอาจจะต้องทำงานพาร์ทไทมไปพร้อมกับการเรียนด้วย ทำให้หลาย ๆ คนต้องเผชิญกับความกดดันจากการทำหลายงานในเวลาที่มีจำกัดเพียงน้อยนิด การที่เราต้องจัดการกับงานที่มากมายนี้สามารถทำให้เกิดความเครียด และส่งผลต่อปัญหาด้านสุขภาพที่ร้ายแรงต่อไปได้หากเราไม่มีวิธีการจัดการที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ

แต่รู้ไหมว่า มีหลายวิธีการที่จะช่วยคุณจัดการเวลาและงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดความเครียด และทำให้คุณสามารถทำงานได้ตามเป้าหมาย หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพ และง่ายต่อการนำไปใช้นั้นคือ "วิธีการของ Ivy Lee หรือ Ivy Lee Method" ซึ่งในบทความนี้ จะอธิบายขึ้นการใช้งาน และดูว่ามันสามารถช่วยคุณในการแก้ไขปัญหาในการจัดการเวลาได้อย่างไร

ก่อนอื่นมารู้จักคำว่า "ความเครียดที่เกิดจากการทำงาน" กันก่อน

ความเครียดที่เกิดจากการทำงาน

ความเครียดจากการทำงาน หรือ Work-related stress คือ ความรู้สึกที่เกิดจากการไม่สามารถควบคุม หรือจัดการกับความต้องการ หรือความกดดันในการทำงานที่เกินกว่าจะรับมือได้

มีทฤษฎีหลายๆ ทฤษฎีที่อธิบายเรื่องนี้ไว้ ซึ่งในบทความนี้จะขออธิบายเกี่ยวกับทฤษฎี Job Demand-Resources (JD-R) และทฤษฎี Transactional Model of Stress

1. ทฤษฎี Job Demand-Resources (JD-R): ทฤษฎีนี้เป็นทฤษฎีที่อธิบายว่า ความเครียดจากการทำงานเกิดขึ้นจากสองปัจจัยหลักคือ ความต้องการในงาน (Job Demands) และทรัพยากรในงาน (Job Resources)

โดยความต้องการในงาน (Job Demands) หมายถึงลักษณะทางกายภาพ สังคม หรืออารมณ์ของงานที่ต้องใช้ความพยายาม หรือทักษะทางร่างกาย และ/หรือ จิตใจอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น ความกดดันในการทำงาน ความกดดันด้านเวลา สภาพแวดล้อมที่ตึงเครียด และคุณภาพของความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในที่ทำงาน ความต้องการในงานมักเกี่ยวข้องกับต้นทุนทางร่างกาย และจิตใจ เช่น ปัญหาสุขภาพ หรือพลังงานที่หมดไป

ขณะที่ทรัพยากรในงาน (Job Resources) เป็นลักษณะทางกายภาพ จิตวิทยา หรือสังคม ของงานที่ช่วยให้พนักงานบรรลุเป้าหมายในการทำงาน ลดความต้องการงาน (Job Demands) หรือกระตุ้นการเติบโต การเรียนรู้ และการพัฒนาส่วนบุคคล ตัวอย่า ได้แก่ โอกาสในการทำงาน การฝึกสอนจากผู้บังคับบัญชา ความชัดเจนของบทบาทหน้าที่ และความเป็นอิสระในการทำงาน ทรัพยากรในงาน (Job Resources)สามารถลดความเครียดที่เกี่ยวข้องกับความต้องการในงาน (Job Demands) ส่งเสริมการมีส่วนร่วมในการทำงาน และความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

ทั้งนี้ เมื่อความต้องการในงาน (Job Demands) สูง แต่ ทรัพยากรในงาน (Job Resources) ต่ำ ก็จะส่งผลให้เกิดความเครียดจากการทำงาน

2. ทฤษฎี Transactional Model of Stress: ทฤษฎีนี้เป็นของ Richard Lazarus และ Susan Folkman อธิบายว่าความเครียดเกิดขึ้นเมื่อมีการตระหนักรู้ถึงภัยคุกคาม (Perceived Threat หรือ Perceived Harm) หลังจากนั้นจะเกิดการประเมินต่อความต้องการของสถานการณ์ (Primary Appraisal) และการตอบสนองที่พวกเขาสามารถทำได้ (Secondary Appraisal) ถ้ารู้สึกว่าความต้องการของสถานการณ์เกินกว่าที่พวกเขาสามารถจัดการได้ ความเครียดก็จะเกิดขึ้น

ทั้งนี้ ผลกระทบจากความเครียดที่เกิดจากการทำงานมีหลายแง่มุม ทั้งในเชิงสุขภาพ จิตใจ และสังคม รวมถึงผลกระทบทางเศรษฐกิจด้วย ตัวอย่างเช่น การป่วยจากโรคที่เกี่ยวกับความเครียด เช่น ภาวะเครียดเรื้อรัง ภาวะซึมเศร้า ภาวะวิตกกังวล อาจจะส่งผลกระทบต่อความสามารถในการทำงาน และคุณภาพชีวิตของบุคคล นอกจากนี้ยังมีผลกระทบต่อองค์กรจากประสิทธิภาพการทำงานที่ต่ำลง และส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ในที่ทำงานได้เช่นกัน

Ivy Lee Method คืออะไร

Ivy Lee Method เป็นวิธีการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ ถูกคิดค้นในช่วงเริ่มต้นของคริสต์ศตวรรษที่ 20 โดย Ivy Lee, ที่รู้จักกันในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและประชาสัมพันธ์ วิธีนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และความสามารถในการจัดการเวลา

วิธีการของ Ivy Lee Method

มีขั้นตอนดังนี้

1. ในทุกวันที่จบการทำงาน ให้ list รายการงาน 6 อย่างที่ต้องทำในวันถัดไป

2. เรียงลำดับรายการงานที่จดตามความสำคัญ

3. เริ่มทำงานที่จดไว้เมื่อเริ่มต้นวันใหม่ เริ่มจากงานที่มีความสำคัญสูงสุด ทำงานนั้นจนกระทั่งเสร็จสิ้น

4. หลังจากที่งานที่มีความสำคัญสูงสุดเสร็จแล้ว ค่อยทำงานที่มีลำดับถัดไป

5. ทำตามขั้นตอนนี้ตลอดวัน ถ้ามีงานที่ยังไม่เสร็จ ให้ย้ายมันไปในรายการสำหรับวันถัดไป

6. ทำซ้ำขั้นตอนนี้ทุกวัน

ตัวอย่างการใช้งาน Ivy Lee Method

คุณสัญญา เป็นนักศึกษามหาวิทยาลัย เขาต้องทำการบ้าน อ่านหนังสือ และเตรียมตัวสำหรับสอบ เขาใช้วิธีของ Ivy Lee Method เพื่อจัดการเวลา ขั้นแรกคุณสัญญาจะ list งานที่ต้องทำวันถัดไป 6 อย่าง:

1. ทบทวนบทเรียนวิชากฎหมายและข้อบังคับในอุตสาหกรรมการบิน

2. ทำการบ้านวิชาภาษาอังกฤษ

3. อ่านเอกสารที่อาจารย์แจกในวิชาการบริการบนเครื่องบิน

4. เตรียมงานนำเสนอวิชาความปลอดภัยและนิรภัยการบิน

5. ทำการบ้านวิชาคอมพิวเตอร์

6. ฝึกทักษะการพูดภาษาอังกฤษ

คุณสัญญา จัดลำดับงานตามความสำคัญ (เรียงลำดับตามวันส่งงาน)

1. ทบทวนบทเรียนวิชากฎหมายและข้อบังคับในอุตสาหกรรมการบิน

2. ทำงานบ้านวิชาภาษาอังกฤษ

3. ทำการบ้านวิชาคอมพิวเตอร์

4. เตรียมงานนำเสนอวิชาความปลอดภัยและนิรภัยการบิน

5. อ่านเอกสารที่อาจารย์แจกในวิชาการบริการบนเครื่องบิน

6. ฝึกทักษะการพูดภาษาอังกฤษ

เมื่อเริ่มต้นวันใหม่ คุณสัญญาเริ่มทำงานตามลำดับที่จัดไว้ เขาทบทวนบทเรียนวิชากฎหมายและข้อบังคับในอุตสาหกรรมการบิน จนกระทั่งเสร็จสิ้น หลังจากนั้นเขาทำงานบ้านวิชาภาษาอังกฤษ และทำตามลำดับที่จัดไว้

ถ้าเขาทำงานไม่เสร็จในวันนั้น เขาจะย้ายงานที่ไม่เสร็จไปที่วันถัดไป แล้วเริ่มขั้นตอนนี้ใหม่ในวันถัดไป

จากตัวอย่างนี้ Ivy Lee Method ช่วยให้คุณสัญญาสามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดความเครียด จากการที่ต้องทำหลายงานในเวลาเดียว และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยการจัดลำดับงานตามความสำคัญ ดังนั้น Ivy Lee Method เหมาะสมกับนักศึกษามหาวิทยาลัยที่ต้องจัดการเวลา และงานที่มีอยู่อย่างมาก

กรณีศึกษา: Ivy Lee Method สำหรับนักศึกษามหาวิทยาลัย

ชัยชนะเป็นนักศึกษาปีที่ 3 ที่เรียนในสาขาการจัดการเทคโนโลยีการบินและอำนวยการบิน ความรับผิดชอบของเขาเต็มไปด้วยเรื่องเรียน การทำงานพาร์ทไทม และการเข้าร่วมกิจกรรมของวิทยาลัย ต่อมาเขาได้ยินเรื่องเกี่ยวกับ Ivy Lee Method และตัดสินใจที่จะลองใช้วิธีนี้

ก่อนนอน ชัยชนะจดรายการงาน 6 อย่างที่ต้องทำในวันถัดไป และจัดลำดับงานตามความสำคัญ และในวันถัดไปเขาเริ่มทำงานตามลำดับที่กำหนดไว้ ทำงานทีละอย่างจนกว่าจะเสร็จ แล้วค่อยทำงานถัดไป

ผลลัพธ์ก็คือ ชัยชนะสามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เขาสามารถทำงานที่สำคัญได้จนเสร็จ ไม่ต้องเสียเวลากับงานที่ไม่สำคัญ และมีเวลาสำหรับการทำงานพาร์ทไทม และกิจกรรมของวิทยาลัย นอกจากนี้ Ivy Lee Method ยังช่วยลดความเครียดจากการจัดการกับหลายงานในเวลาเดียวกัน ชัยชนะรู้สึกว่าเขาสามารถควบคุมชีวิตของเขาได้มากขึ้น

ทั้งนี้ Ivy Lee Method เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับนักศึกษามหาวิทยาลัยที่ต้องจัดการกับงาน และความยุ่งยากในชีวิตประจำวัน มันเป็นวิธีที่ง่าย และสามารถนำไปใช้ได้ทันที ดังนั้น ถ้าคุณกำลังมองหาวิธีใหม่ในการจัดการเวลา คุณน่าจะลอง Ivy Lee Method ดูนะครับ